Privacy Policy
Caro Partecipante,
la normativa in materia di Privacy (in particolare il Regolamento UE 2016/679, il “Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati” – noto con l’acronimo inglese “GDPR”) richiede a noi, come Organizzatore del DIGITAL ETHICS FORUM 2019 (di seguito anche “Evento”), di fornirLe le seguenti informazioni sul trattamento dei suoi Dati Personali, ai sensi dell’art. 13 del GDPR.
Il “Trattamento di Dati Personali”, in parole semplici, è una qualsiasi operazione riguardante qualunque “informazione relativa a persona fisica, identificata o identificabile”. Ad esempio, un codice fiscale è considerato “Dato Personale”, e l’atto di raccoglierlo e registrarlo presso di noi è considerato “Trattamento”; così anche (sempre ad esempio) la comunicazione ad altri soggetti e la cancellazione.
La nostra Associazione è definita “Titolare del Trattamento”, perché stabiliamo come e per quali finalità trattare informazioni relative a persone fisiche.
Lei, in quanto “persona fisica a cui si riferiscono i Dati Personali”, è definito “Interessato”, e ha diritto di ricevere le seguenti informazioni su chi siamo, quali dati personali trattiamo, sul perché, su come e per quanto tempo li trattiamo, e su quali obblighi e diritti Lei ha in merito.
Le definizioni dei termini ed espressioni utilizzati sono contenuti nel Glossario.
| Chi siamo? | ||||
| Associazione Sloweb, C.F. 97823610015, con sede in Piazza C.L.N., 254, 10121 Torino (di seguito anche “Sloweb”, “Organizzatore” o “Titolare del Trattamento”) | ||||
| Quali categorie di Dati Personali trattiamo? | ||||
| Dati personali comuni (cognome e nome, indirizzo e-mail), incluse immagini (audio e/o video) e/o registrazioni vocali, nella misura minima necessaria per il raggiungimento di ciascuna delle Finalità sotto indicate. | ||||
| Qual è la provenienza dei suoi Dati Personali? | ||||
| I Dati Personali sono raccolti direttamente da Lei, attraverso la domanda di iscrizione (online o sul luogo dell’Evento). | ||||
| Perché trattiamo Dati Personali (Finalità), su cosa si fonda il Trattamento (Base Giuridica) e quale è il Periodo di conservazione di ciascuna categoria di Dati? | ||||
| n. | Finalità | Categorie di Dati Personali | Base Giuridica | Periodo di Conservazione |
| 1 | Soddisfare le Sue richieste in merito all’Evento | Comuni | La necessità di gestire la Sua richiesta in merito all’Evento (misure precontrattuali adottate su Sua richiesta) | 1 anno dall’ultimo contatto |
| 2 | ConsentirLe di partecipare all’Evento | Comuni | La necessità di eseguire il contratto con Lei stipulato (quello di partecipazione all’Evento) | 1 anno successivo all’Evento, salvo che la Normativa Applicabile ci imponga di conservarli per un periodo più lungo (o ce lo consenta a tutela dei nostri diritti e/o interessi legittimi) |
| 3 | Invio di materiale a carattere culturale / divulgativo (es. Workshop, eventi e contenuti gratuiti) | Comuni | Il legittimo interesse di Sloweb a promuovere l’attività e diffondere i valori dell’associazione | Fino a opposizione al trattamento per motivi connessi alla situazione particolare del Partecipante |
| 4 | Promuovere la conoscenza dei valori e delle attività dell’Organizzatore, anche mediante la Diffusione di Dati Personali del Partecipante e di notizie riguardanti l’Evento (finalità di “Branding”) | Comuni, ivi incluse immagini (audio e/o video) e/o registrazioni vocali | Il legittimo interesse di Sloweb a promuovere l’attività e diffondere i valori dell’associazione | Fino a opposizione al trattamento per motivi connessi alla situazione particolare del Partecipante |
| 5 | Adempiere ad obblighi previsti dalla Normativa Applicabile (es: contabili e fiscali, di sicurezza ecc.) e/o eseguire ordini impartiti da Autorità | Comuni | La necessità di adempiere ad obblighi giuridici di cui è soggetto il Titolare del Trattamento | Dopo i dieci anni dall’Evento, salvo che la legge ci imponga di conservare i Dati per un tempo superiore (o ce lo consenta a tutela dei nostri diritti e/o interessi legittimi) |
| 6 | Accertare, esercitare e/o difendere un diritto | Comuni | La necessità di perseguire tale finalità in sede giudiziaria | Non determinabile |
| A chi comunichiamo i Dati (Categorie di Destinatari)? | ||||
| Nella misura minima necessaria per il raggiungimento di ciascuna delle Finalità, su uno dei presupposti di legittimità sopra descritti e sulla base della Normativa Applicabile e/o di un accordo contrattuale con il Titolare, comunicheremo o potremo comunicare i Dati a:
a. soggetti necessari per l’esecuzione delle attività connesse e conseguenti alla realizzazione dell’Evento (es. fornitori di servizi di gestione dell’Evento e della sua comunicazione, di produzione e/o postproduzione fotografica e/o video, fornitori di servizi informatici, contabili, fiscali, legali, ecc.), che agiscono come Responsabili del Trattamento o come autonomi Titolari; b. organizzazioni pubbliche e Autorità, se e nei limiti in cui ciò sia richiesto dalla Normativa Applicabile o da loro ordini, o per l’esercizio, l’accertamento e/o la difesa di un diritto in sede giudiziaria. Il Titolare diffonde le immagini (fisse e/o in movimento) ed eventuali registrazioni vocali con ogni mezzo (a mezzo stampa, via cavo, via etere, via web, via social network ecc.). In caso di esercizio da parte dell’Interessato dei diritti di rettifica, cancellazione o limitazione del trattamento, il Titolare, nei limiti del possibile e ove ciò non comporti uno sforzo sproporzionato, comunicherà ai destinatari tale circostanza. Ulteriore diffusione dei dati può essere richiesta, in conformità alla legge, da Autorità, da organismi di informazione e sicurezza o da altri soggetti pubblici per finalità di difesa o di sicurezza dello Stato o di prevenzione, accertamento o repressione di reati. |
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| Trasferiamo i Dati Personali fuori dell’Unione Europea? | ||||
| Sì, tramite i seguenti servizi:
a) per perseguire la finalità di cui al n. 2, “Eventbrite”, gestito da Eventbrite Inc., una società con sede principale a San Francisco, California (USA); il trasferimento è ammesso sulla base del fatto che tale società aderisce all’accordo EU-U.S. “Privacy Shield”, decisione di adeguatezza che costituisce garanzia per l’interessato ai sensi dell’art. 45 del GDPR. https://www.privacyshield.gov/participant?id=a2zt0000000TNl5AAG&status=Active. b) per perseguire la finalità di cui al n. 3, “MailChimp”, gestito da The Rocket Science LLC – MailChimp, una società con sede ad Atlanta, Georgia (USA); il trasferimento è ammesso sulla base del fatto che tale società aderisce all’accordo EU-U.S. “Privacy Shield”, decisione di adeguatezza che costituisce garanzia per l’interessato ai sensi dell’art. 45 del GDPR. https://www.privacyshield.gov/participant?id=a2zt0000000TO6hAAG&status=Active. Per il perseguimento della finalità di cui al n. 4, e In ogni caso, ci adopereremo per assicurarci che il trasferimento di Dati Personali al di fuori dell’Unione Europea avvenga unicamente verso Paesi che garantiscano un livello di protezione adeguato, per i quali esista una decisione di adeguatezza della Commissione Europea, o sulla base di una delle altre garanzie previste dal capo V del GDPR. |
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| È obbligato a fornirci i Dati Personali? | ||||
| Per le finalità di cui ai nn. 1 e 2, deve comunicarceli perché sono necessari per l’esecuzione del contratto o di un obbligo giuridico. Può opporsi al Trattamento dei Suoi dati per la finalità nn. 3 e 4. | ||||
| Cosa accade se non ci comunica i Suoi Dati? | ||||
| Se Lei rifiuta di farlo per le finalità di cui ai nn. 1 e 2 non potremo soddisfare le Sue richieste in merito all’Evento né consentirLe la partecipazione. Non può rifiutarsi di comunicarli per le finalità di cui ai nn. 3 e 4, ma può, successivamente all’Evento, opporsi al Trattamento.Non è in ogni caso previsto il rifiuto di comunicazione dei Dati per le finalità di cui ai nn. 5 e 6. | ||||
| Quali diritti ha? | ||||
| Lei ha diritto di:
a. accedere ai suoi Dati in nostro possesso, e di chiederne copia, salvo nel caso in cui l’esercizio del diritto leda i diritti e le libertà di altre persone fisiche; b. chiedere la rettifica dei Dati eventualmente incompleti o inesatti; c. chiedere la cancellazione dei Dati, ove ricorrano i presupposti, salve le esclusioni stabilite dall’art. 17.3 GDPR; d. chiedere la Limitazione del Trattamento, ove ricorrano i presupposti, salve le esclusioni stabilite dall’art. 18.2 GDPR; e. opporsi al Trattamento basato sul legittimo interesse dell’Organizzatore, per motivi connessi alla Sua situazione particolare (es. pregiudizio all’onore, alla reputazione, al decoro), salva la dimostrazione da parte del Titolare di un interesse legittimo cogente e prevalente a norma dell’art. 21.1 GDPR, e salvo che il trattamento sia necessario per accertamento, esercizio o difesa di un diritto in sede giudiziaria; f. richiedere la portabilità dei Dati (ossia riceverli in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico, per poterli trasmettere ad altro Titolare senza impedimenti), nei limiti in cui il Trattamento sia basato sul consenso o sulla necessità di esecuzione di un contratto, ove tecnicamente possibile e salvo nel caso in cui l’esercizio del diritto leda i diritti e le libertà di altre persone fisiche; g. proporre reclamo al Garante per la Protezione dei Dati Personali (in Italia, www.garanteprivacy.it), o all’Autorità Garante dello Stato dell’UE in cui risiede abitualmente o lavora, oppure del luogo ove si è verificata la presunta violazione. L’esercizio dei diritti di cui sopra può essere inoltre ritardato, limitato o escluso nei casi previsti dall’art. 2-undecies d.lgs.196/2003. |
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| Se ha dubbi o domande sul Trattamento dei suoi Dati, cosa può fare? | ||||
| Ci può contattare al seguente recapito e-mail: [email protected]. | ||||
Questa Privacy Policy è in vigore dal settembre 2019; ci riserviamo di modificarne il contenuto, in parte o completamente, anche a seguito di variazioni della Normativa Privacy; effettueremo la Pubblicazione sul Sito della versione aggiornata della Privacy Policy e da quel momento essa sarà vincolante: lei è perciò invitato a visitare con regolarità questa sezione.
Sloweb non raccoglie intenzionalmente informazioni personali riferite a persone fisiche minori di quattordici anni. Nel caso in cui informazioni su minori fossero registrate, Sloweb le cancellerà in modo tempestivo, su richiesta dell’Interessato o di chi eserciti la potestà su di esso.
GLOSSARIO
“Autorità di Controllo”: l’autorità pubblica indipendente istituita da uno Stato dell’Unione Europea, o dall’Unione Europea stessa, incaricata di sorvegliare l’applicazione della Normativa Privacy (per l’Italia, il Garante per la Protezione dei Dati Personali,http://www.garanteprivacy.it).
“Autorità”: ente o organizzazione, pubblica o privata, con poteri amministrativi, giudiziari, di polizia, disciplinari, di vigilanza.
“Autorizzato”: la persona fisica, posta sotto la diretta autorità del Titolare, che riceve da quest’ultimo istruzioni sul Trattamento di Dati Personali, ai sensi e per gli effetti dell’art. 29 del GDPR.
“Codice Privacy”: il D. Lgs. 196/2003 e successive modificazioni e/o integrazioni (in particolare ad opera del D. Lgs. n. 101/2018).
“Comitato” o “EDPB”: il Comitato europeo per la protezione dei dati, istituito dall’art. 68 del GDPR e disciplinato dagli artt. da 68 a 76 del GDPR, che sostituisce il WP29 dal 25/5/2018.
“Comunicazione”: “il dare conoscenza dei dati personali a uno o più soggetti determinati diversi dall’interessato, dal rappresentante del titolare nel territorio dell’Unione europea, dal responsabile o dal suo rappresentante nel territorio dell’Unione europea, dalle persone autorizzate, ai sensi dell’articolo 2-quaterdecies, al trattamento dei dati personali sotto l’autorità diretta del titolare o del responsabile, in qualunque forma, anche mediante la loro messa a disposizione, consultazione o mediante interconnessione” (come definita all’art. 2-ter, comma 4, lett. a del Codice Privacy).
“Dato Personale”: “qualsiasi informazione riguardante una persona fisica identificata o identificabile («interessato»); si considera identificabile la persona fisica che può essere identificata, direttamente o indirettamente, con particolare riferimento a un identificativo come il nome, un numero di identificazione, dati relativi all’ubicazione, un identificativo online o a uno o più elementi caratteristici della sua identità fisica, fisiologica, genetica, psichica, economica, culturale o sociale”, come definito dall’art. 4, sottoparagrafo 1, n. 1, del GDPR).
“Destinatario”: “la persona fisica o giuridica, l’autorità pubblica, il servizio o un altro organismo che riceve comunicazione di dati personali, che si tratti o meno di Terzi”, come definito dall’art. 4, sottoparagrafo 1, n. 9, del GDPR.
“Diffusione”: “il dare conoscenza dei dati personali a soggetti indeterminati, in qualunque forma, anche mediante la loro messa a disposizione o consultazione” (come definita all’art. 2-ter, comma 4, lett. b del Codice Privacy).
“GDPR”: il Regolamento UE 2016/679 “relativo alla protezione delle persone fisiche con riguardo al trattamento dei dati personali, nonché alla libera circolazione di tali dati e che abroga la direttiva 95/46/CE (regolamento generale sulla protezione dei dati)”.
“Interessato”: “persona fisica identificata o identificabile”, come definito dall’art. 4, sottoparagrafo 1, n. 1, del Regolamento UE 2016/679 (c.d. “GDPR”).
“Limitazione”: “il contrassegno dei dati personali conservati con l’obiettivo di limitarne il trattamento in futuro”, come definita all’art. 4, sottoparagrafo 1, n. 3, del GDPR.
“Marketing”: singolarmente o cumulativamente le finalità di invio di materiale pubblicitario, di comunicazione commerciale, di vendita diretta e di compimento di ricerche di mercato.
“Normativa” o “Normative”: una o più degli insiemi di norme indicati, nel presente Atto, come Normativa Privacy e Normativa Applicabile.
“Normativa Applicabile”: una qualunque disposizione, di qualunque rango, appartenente al diritto italiano o a quello dell’Unione Europea, in qualunque modo applicabile al Sito.
“Normativa Privacy”: il Regolamento UE 2016/679 (“GDPR”), il D. Lgs. 196/2003 e successive modificazioni e/o integrazioni (“Codice Privacy”), nonché i provvedimenti adottati dall’Autorità di Controllo in esecuzione dei compiti stabiliti dal GDPR e dal Codice Privacy, e l’ulteriore normativa applicabile, di qualunque rango, inclusi i pareri e le linee guida elaborati dal Comitato.
“Pubblicazione”: l’azione con la quale il Titolare comunica un’informazione sul Sito, senza l’attuazione di procedure che ne impongano al Visitatore la visualizzazione.
“Responsabile”: “la persona fisica o giuridica, l’autorità pubblica, il servizio o altro organismo che tratta dati personali per conto del titolare del trattamento”, come definito dall’art. 4, sottoparagrafo 1, n. 8, del GDPR.
“Sito”: le pagine web esposte attraverso https://www.digitalethicsforum.com, sottodomini inclusi.
“Terzo”: “la persona fisica o giuridica, l’autorità pubblica, il servizio o altro organismo che non sia l’interessato, il titolare del trattamento, il responsabile del trattamento e le persone autorizzate al trattamento dei dati personali sotto l’autorità diretta del titolare o del responsabile”, come definito dall’art. 4, sottoparagrafo 1, n. 10, del GDPR.
“Titolare”: “la persona fisica o giuridica, l’autorità pubblica, il servizio o altro organismo che, singolarmente o insieme ad altri, determina le finalità e i mezzi del trattamento di dati personali”, come definito dall’art. 4, sottoparagrafo 1, n. 7, del GDPR, e qui nello specifico Sloweb.
“Trattamento”: “qualsiasi operazione o insieme di operazioni, compiute con o senza l’ausilio di processi automatizzati e applicate a dati personali o insiemi di dati personali, come la raccolta, la registrazione, l’organizzazione, la strutturazione, la conservazione, l’adattamento o la modifica, l’estrazione, la consultazione, l’uso, la comunicazione mediante trasmissione, diffusione o qualsiasi altra forma di messa a disposizione, il raffronto o l’interconnessione, la limitazione, la cancellazione o la distruzione”, come definito dall’art. 4, sottoparagrafo 1, n. 2, del GDPR.
“WP29”: il Gruppo di lavoro per la tutela delle persone con riguardo al trattamento dei dati personali, istituito in virtù dell’art. 29 della direttiva 95/46/CE, i cui compiti sono fissati all’art. 30 della direttiva 95/46/CE e all’art. 15 della direttiva 2002/58/CE.